Виртуальные офисы. История и современность (обзор СМИ)

549370Виртуальные офисы сегодня востребованы во всем мире — в России, в США, в странах Европы и в Австралии, в Юго-Восточной Азии и т.д. Но как офис может быть «виртуальным» и как это может помочь малому бизнесу и крупным корпорациям?

Под выражением «виртуальный офис» понимают комплекс услуг, в который, чаще всего входит предоставление компании-клиенту престижного адреса в реальном бизнес-центре, прием входящей корреспонденции и переадресация входящих звонков, а также, в ряде случаев, доступ в переговорную комнату, конференц-зал или кабинет по этому адресу.

При этом компания или предприниматель не арендуют офисное помещение на постоянной основе и не появляются там регулярно.

Иногда в «пакет» услуг включено и секретарское обслуживание. Секретарь отвечает на звонки от имени компании-заказчика, принимает и отправляет корреспонденцию, бронирует переговорную комнату на необходимое время. Секретарь обслуживает сразу несколько компаний, пользующихся этой услугой, — так формируется его заработная плата. Таким образом, расходы каждого клиента на персонал минимальны.

История формата

Принято считать, что пионером в сфере «виртуальных офисов» была австралийская компания Servcorp, открывшая первый такой офис в 1980 году. Концепция «виртуального офиса» появилась у ее основателя, предпринимателя Альфа Моффириджа, когда он понял, что на аренду офисного помещения идет значительная часть прибыли. Ведь многим компаниям, понимал бизнесмен, офис как помещение не нужен вовсе.

Сам термин «виртуальный офис» появился в 1983 году, когда американский журналист Крис Керн (Chris Kern) опубликовал в журнале авиакомпании American Airlines «American Way» статью «The virtual office». Речь в его статье шла о ноутбуках и их пользе для бизнесменов в поездках. Основная идея виртуального офиса, по Керну, — офис в любом уголке мира. И хотя статья была о компьютерах, а не о «виртуальных офисах» в современном понимании, концепция очень похожа.

Сегодня среди наиболее крупных международных брендов в сфере виртуальных офисов можно выделить Regus, Servcorp, Davinci Virtual и Alliance Virtual. Они сформировали сети полностью оборудованных офисных центров в разных городах мира.

В каждом офисе можно не только воспользоваться услугой «Виртуальный офис», но и арендовать оборудованное компьютерной техникой рабочее место, мини-кабинет или комнату переговоров. В некоторых офисах есть так называемые «бизнес-гостиные» — к этому формату деловые люди обращаются, находясь в бизнес-поездках.

В России сегодня услугу «Виртуальный офис» предлагают call-центры и бизнес-центры.

В первом случае суть услуги состоит в приеме и переадресации входящих звонков, во втором — в возможности использовать престижный адрес реального бизнес-центра и проводить переговоры в офисе. Телефония отходит на второй план и выступает как сопутствующая услуга.
В основном на российском рынке, а скорее даже, на рынке Москвы и Петербурга преобладают call-центры.

Портрет аудитории

Специфика аудитории по целям.

Какие цели могут преследовать компании и отдельные бизнесмены, пользующиеся услугой «Виртуальный офис»?

Выделим некоторые:

  • Стремление сэкономить на аренде офиса и наборе персонала. Это характерно для представителей местного малого и среднего бизнеса, зачастую только начинающих свое дело. Выбор виртуального офиса может быть связан также с сезонностью бизнеса;
  • Расширение. Иностранные, иногородние и местные компании могут таким образом открыть представительство или дополнительный офис в краткие сроки;
  • Позитивный имидж. Эту цель преследуют региональные компании, открывающие «имиджевый» филиал в столице, а также местный бизнес, если их основной офис находится на окраине города, а для престижа им необходим офис в центре. В Западной Европе и США «виртуальные офисы» пользуются популярностью среди специалистов, работающих дома. Для серьезного делового образа им необходимо указывать адрес бизнес-центра на визитках в качестве своего офиса и пользоваться там площадкой для переговоров;
  • Стремление вынести часть деятельности на аутсорсинг — например, обработку и фиксирование звонков. Это характерно для деловых людей, которые не всегда могут вовремя ответить на входящие звонки, но желают, чтобы ни один звонок не пропал.

Специфика аудитории по сферам деятельности.

Компания Davinci Virtual приводит данные по аудитории формата в США и в Европе. Консалтинг, юриспруденция, недвижимость, технологии, реклама и маркетинг, интернет-магазины и индустрия развлечений — вот сферы деятельности, открывающие виртуальные офисы чаще остальных.

Свои особенности есть у российской аудитории. К примеру, значительная часть «виртуальных» клиентов петербургской управляющей компании «Офис-М» относится к сфере торговли (39 %), к сфере строительства принадлежат 19 % клиентов, 7 % занимает логистика, 6 % — туризм, 4 % — недвижимость.
Остальное приходится на информационные услуги, телекоммуникацию, юриспруденцию, консалтинг и дизайн. Это типичная аудитория для российского рынка виртуальных офисов в целом.

Пакеты услуг

Итак, клиенты виртуальных офисов преследуют различные цели. Поэтому одинаковые пакеты услуг им не нужны. Гораздо удобнее для них выбрать те составляющие услуги, которые помогут в развитии именно их бизнеса. Именно поэтому компании, работающие в этой сфере, предлагают несколько пакетов услуг, ориентированных на разные аудитории.

Пакеты представляют собой различные комбинации основных элементов услуги «Виртуальный офис» — престижный адрес, прием и отправление корреспонденции, прием и переадресация звонков и возможность пользоваться реальным офисом.

Распространенная схема:

  • пакет 1 предлагает престижный адрес, включающий прием корреспонденции;
  • пакет 2 подразумевает престижный адрес плюс прием звонков;
  • в пакет 3 включены престижный адрес, прием звонков, переговоры или работа в офисе (определенное количество часов входят в пакет).

Средняя стоимость минимального пакета, включающего только предоставление престижного адреса, составляет за рубежом около $75 в месяц. Максимальный пакет, в который входят престижный адрес, прием и переадресация звонков, а также определенное количество часов работы в офисе, будет стоить от $500 до $1000 в месяц (по данным прайс-листов компаний Alliance Virtual, Compass Offices, Servcorp, Swiss Remote International и др.).

В Москве и Санкт-Петербурге минимальная стоимость «престижного адреса с приемом корреспонденции «составляет около 3500 рублей в месяц. Стоимость пакета «с использованием офиса» может доходить до 18 тыс. рублей в месяц.

Плюсы и минусы виртуального офиса

Плюсы формата.

Для представителей малого и среднего бизнеса можно выделить следующие положительные стороны:
Экономичность формата (что особенно существенно на первоначальном этапе ведения бизнеса);
Имиджевый фактор (формирование положительного имиджа за счет престижного адреса и реальной офисной площадки для проведения переговоров).

Также перечислим преимущества виртуального офиса для крупных компаний, осваивающих новые рынки:

  • Экономия времени при открытии нового представительства;
  • Минимальные риски на начальных этапах ведения бизнеса;
  • Не нужно самостоятельно искать квалифицированный персонал для ответа на телефонные звонки;
  • Возможность сконцентрироваться на своей основной деятельности;
  • Возможность вести бизнес, находясь территориально в другом месте.

Минусы формата.

При всех достоинствах виртуального офиса у него есть и свои минусы.

Об успешности компании часто судят по количеству квадратных метров, которые она арендует. Принято считать: чем больше офис, тем лучше. Западным бизнесменам свойственны мобильность и гибкость, для них гораздо важнее возможность оптимизации расходов на офис.

Руководители многих российских компаний тем временем «подстраховываются» и арендуют традиционный офис «на всякий случай», хотя часто их сфера деятельности позволяет обойтись без него.

Алексей Васильев, PR-директор управляющей компании «Офис-М» отмечает: «Отрицательные стороны услуги, прежде всего, связаны с тем, что все западное приспосабливается к российской действительности далеко не сразу. Тем не менее, услуга развивается и совершенствуется, у нее появляется своя аудитория. В Москве и в Петербурге к помощи виртуальных офисов все чаще обращаются региональные компании. Многие клиенты приходят к нам из Ленобласти — на имидж их фирм положительно влияет сочетание престижного адреса и возможность проведения переговоров в офисе в центре Петербурга».

По материалам издания «Бизнес вокруг бизнеса» (статья Олеси Круглянской).

Для информации об услугах компании «MyOffice» звоните + 373 22 885-868, пишите info@myoffice.md

 

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *